Informazioni art 13 sosteam - Lezione SOSpesa

Informazioni ex art. 13, GDPR – registrazione progetto «Lezione SOSpesa»

Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti del titolare del trattamento

SOS Villaggi dei Bambini Onlus – Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI), C.F. 80017510225, tel. 02.55231564, e-mail info@sositalia.it (di seguito: “SOS” o “il Titolare”).

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato attraverso la compilazione del form per diventare operatore nell’ambito del progetto «Lezione SOSpesa» messo a disposizione per consentire di far fruire ai bambini di lezioni on-line e consistono in tutte le informazioni essenziali per valutare la candidatura e organizzare, se selezionati, le attività di propria competenza per il progetto.

Sono trattati per le seguenti finalità:

  1. dar corso alla richiesta entrare nel SOSteam quale operatore e comunicazioni a ciò strumentali, ivi compreso il contatto, attraverso i recapiti forniti, nonché per analizzare il profilo e organizzare l’attività, se prescelti
  2. conservazione dei dati di candidati non selezionati per proporre ulteriori collaborazioni su progetti analoghi
  3. adempimenti di obblighi legali imposti da norme di legge, regolamento o normativa comunitaria
  4. eseguire attività di comunicazione promozionale e istituzionale sui progetti, iniziative, eventi e campagne di raccolta fondi, sondaggi e ricerche (anche attraverso newsletter)
  5. eseguire elaborazione statistiche sulle candidature a entrare a far parte del SOSteam
  6. esercitare, difendere o far valere diritti di SOS o di un terzo in sede giudiziaria, laddove si ravvedano violazioni della piattaforma o nei confronti dei diritti del Titolare o di un terzo.

 

Modalità del trattamento

  1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema informativo. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
  2. Per l’esecuzione dei trattamenti di cui al punto 1, “Fonte e finalità del trattamento” relativamente all’analisi della candidatura, SOS eseguirà analisi – senza mezzi elettronici – incrociando le informazioni rilasciate dal candidato ad operatore per creare un profilo e valutare se sia di interesse per il progetto. I criteri di analisi non avranno alcuna altra finalità né saranno discriminanti della persona in merito alle sue caratteristiche e convinzioni personali.
  3. I contatti di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento” potranno avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (es.: telefono con operatore) o elettronica (es.: e-mail, Sms).
  4. Le elaborazioni statistiche di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento” sono eseguite elettronicamente e sono atte a separare le informazioni che identificano l’interessato dalle restanti e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibile.

 

Base giuridica del trattamento

In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

  1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per consentire di richiedere di far parte del SOSteam e attivare le procedure organizzative per l’espletamento dell’incarico
  2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS nell’avere a disposizione profili utili per inserire la persona nel SOSteam e ricontattarlo. Ciò è, altresì, bilanciato dall’interesse dell’aspirante operatore a ricevere contatti per proposte di collaborazione con SOS verso cui ha già manifestato disponibilità a collaborare, sia esso stesso già stato scelto oppure scartato in fase di prima selezione
  3. per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi legali cui il Titolare è soggetto
  4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS nel mantenere attivo il rapporto volontariamente instaurato dall’operatore che, con la propria candidatura per il progetto «Lezione SOSpesa», ha manifestato il proprio gradimento alla nostra attività di sostegno e di supporto ai bambini per il loro benessere psichico-relazionale e di socializzazione ed apprendimento anche in periodi emergenziali di impossibilità di frequentare lezioni in classe, e informarlo sulle proprie attività istituzionali, eventi, progetti, nonché rendere nota la possibilità di donare a favore delle cause statutarie di SOS e coinvolgerlo in sondaggi e ricerche, permettendo alla persone di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderire. Ciò è controbilanciato dalle aspettative dell’operatore a ricevere informazioni da parte del Titolare che riguardano tematiche sui bambini e iniziative a loro favore e sostegno che sono di suo interesse e con il quale ha già instaurato volontariamente un rapporto, tramite candidatura
  5. per le finalità di cui al punto 5. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS di analizzare la consistenza delle persone che hanno interesse alla sua attività istituzionale e, in particolare ai progetti rivolti ai minori, al fine di migliorare, integrare o modificare le funzionalità della piattaforma e dei servizi messi a disposizione e integrare la gamma dei servizi a favore dei bambini
  6. per le finalità di cui al punto 6., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) di SOS o di un terzo per tutelare i propri diritti.

 

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di conferimento obbligatorio tutti i dati contrassegnati con asterisco, poiché in loro assenza non sarà possibile analizzare la candidatura e, se selezionati, attivare il servizio d svolgere per il progetto. La necessità di richiedere quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, SOS ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire alla persona di presentare il proprio profilo, nonché far fruire ai minori i servizi erogati attraverso la piattaforma.

 

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

  1. I dati personali possono essere trattati, sia manualmente sia elettronicamente o telematicamente, sia direttamente da SOS sia da soggetti terzi che, dotati di esperienza, capacità tecniche, professionalità ed affidabilità, svolgono operazioni di trattamento per nostro conto, nel rispetto della sicurezza e della riservatezza delle informazioni e da noi costantemente controllati nel loro operato. Il responsabile del trattamento è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento” (art. 4, comma 8, GDPR) ed è vincolato da SOS contrattualmente, con definizione dei limiti di operatività sui dati, dei dati che può trattare e delle categorie di interessati cui sono riferiti, della natura e della finalità del trattamento, dai limiti di conservazione dei dati, dagli obblighi e dai diritti che il Titolare ha nei confronti del responsabile, e con il divieto di farne uso differente rispetto all’incarico affidato. Può, se autorizzato, formalmente, in modo generale o specifico, da SOS, avvalersi di altri responsabili, che sono vincolati contrattualmente dal responsabile iniziale da noi direttamente nominato: le violazioni commesse da tali altri responsabili ricadono sotto la responsabilità del responsabile iniziale e non di SOS. L’elenco completo ed aggiornato dei responsabili del trattamento (e, se del caso, dei responsabili nominati dal responsabile iniziale, previa nostra autorizzazione) può essere richiesto all’indirizzo privacy@sositalia.it (in alternativa, scrivendo a SOS Villaggi dei Bambini Onlus – Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI)).
  2. I dati personali raccolti saranno resi disponibili alle persone autorizzate ai sensi dell’art. 29, GDPR che svolgono attività di trattamento indispensabili per il perseguimento delle finalità sopra indicate. Si tratta delle persone preposte all’organizzazione del progetto «Lezione SOSspesa», alla comunicazione esterna, alle iniziative di sensibilizzazione e raccolta fondi, alle attività istituzionali e statutarie, ai servizi informativi e di sicurezza dei dati. I dati potrebbero essere anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione del sito (es.: Internet Provider) e, per quanto qui non indicato, tenuti a rendere le informazioni da fornire ex art. 13, GDPR
  3. Possono essere comunicati a enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o per fini di adempimenti di obblighi legali: tali soggetti agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.

 

Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali degli interessati possono essere comunicati a soggetti terzi per finalità di vario genere. Per la precisione, nel seguito si elencano le varie casistiche che comportano la comunicazione a terzi dei dati.

  1. I dati devono essere comunicati a terzi, autonomi titolari del trattamento, poiché necessario per ottemperare a norme di legge o regolamenti. Tale comunicazione è ammessa, come riferito in “Base giuridica del trattamento”, senza il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera c), GDPR).
  2. I dati potranno essere comunicati anche ad organi di controllo, forze di polizia e magistratura per far valere o difendere un proprio diritto o un diritto di un terzo in sede giudiziaria. Tale comunicazione è ammessa senza il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, vale a dire in virtù del legittimo interesse del Titolare o di un terzo a salvaguardare i propri diritti e libertà fondamentali purché non prevalgano quelli dell’interessato.
  3. I dati personali non sono né saranno oggetto di diffusione, se non previo consenso dell’interessato.

 

Periodo di conservazione dei dati

In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:

  1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo necessario per l’analisi della candidatura, il contatto per ricevere dettagli sull’incarico e, se selezionati per attivare il rapporto tra SOS e l’operatore per erogare il servizio legato al progetto «Lezione SOSpesa». I dati saranno cancellati qualora si riscontrino comportamenti non corretti da parte dell’operatore o nelle azioni da questi eseguite attraverso la piattaforma. In questo caso, il Titolare ne informerà le Autorità Competenti comunicandone i dati
  2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati potrebbe essere esteso oltre la prima valutazione ed eventuale non interesse immediato per il suo profilo, qualora possa ritenersi utile per future attività di analoghe a quelle preferite del candidato
  3. per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto
  4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con l’operatore ed informarlo sulle nostre attività istituzionali, eventi, iniziative e progetti, campagne di raccolta di fondi a sostegno della nostra missione a favore dei bambini, permettendo a SOS di proseguire, legittimamente, la propria attività benefica fintanto che l’utente rimarrà interessato, mantenendo attiva la sua collaborazione. Ovviamente, tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui si manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni da SOS, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. SOS adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
  5. per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati personali conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla loro trasformazione in forma anonima. Dopo tale periodo, i dati identificativi non sono più individuabili e non riconducono alla persona e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR
  6. per le finalità di cui al punto 6., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario allo svolgimento delle singole fasi di eventuali procedimenti giudiziari o controversie che dovessero manifestarsi fino alla conclusione dei medesimi, dunque, entro termini congrui alle tempistiche segnalate dagli organismi competenti.

 

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

 

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo a SOS Villaggi dei Bambini Onlus – Via Durazzo 5, 20134 Milano (MI)o all’indirizzo e-mail privacy@sositalia.it , l’interessato può esercitare i diritti di: accesso, rettifica, portabilità, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni promozionali, sondaggi e ricerche. In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati personali possono essere comunicati.

 

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

 

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer è contattabile all’e-mail dpo@sositalia.it per informazioni sul trattamento dei dati.